E-facturatie, ga het gewoon doen

De voordelen van e-facturatie zijn duidelijk: het is sneller, goedkoper en betrouwbaarder dan de papieren factuur per post of de PDF-factuur per e-mail. Ben je nog niet gestart met e-facturatie? Wij nemen graag de laatste drempels voor je weg.

Kostenbesparend

De elektronische factuur is opgemaakt in UBL. Dit houdt in dat het document uit gedefinieerde velden bestaat die de administratieve software herkent en juist verwerkt in de boekhouding. Dit scheelt enorm veel tijd, fouten en dus kosten. Een e-factuur wordt tot wel 80% sneller geboekt dan een papieren of pdf-factuur. Volgens ondernemingsorganisatie VNO NCW kan e-facturering in Nederland zo’n 750 miljoen euro per jaar schelen. Schattingen lopen uiteen, maar bedrijven zijn nu 3 tot 30 euro per ‘ouderwetse’ factuur kwijt.

Begin bij jezelf

De beste manier om de voordelen van e-facturatie voor jouw organisatie te ervaren, is door zelf e-facturen te gaan verzenden én ontvangen. De meeste administratieve software en facturatiepakketten kunnen via eVerbinding een e-factuur uitwisselen over het beveiligde e-facturatienetwerk van Simplerinvoicing. Deze functionaliteit zit vaak al standaard in de software: het is alleen een kwestie van aanzetten.

Alle verzenders en ontvangers van facturen binnen het e-facturatienetwerk worden geregistreerd en geverifieerd. Op deze manier weet de ontvanger van de factuur zeker dat het inkomende document geen spookfactuur is. Een e-factuur die is verzonden via Simplerinvoicing kan dus veilig en automatisch verwerkt worden in de boekhouding.

Bovendien zit er geen tijdsverschil meer tussen het verzenden van een e-factuur en het inlezen in de administratieve software. De factuur staat direct klaar in de boekhouden en kan het procuratieproces in. De e-factuur is op detailniveau te verwerken. Ook zijn de gegevens van de verzender meegenomen in de UBL. De leveranciersgegevens zijn dus altijd juist.

Activeer je leveranciers

We krijgen vaak het kip-ei verhaal te horen als het om e-facturatie gaat. Het meest gehoorde argument is dat er nog maar weinig e-facturen worden verstuurd door leveranciers. Dat klopt, maar daar kun je zelf wat aan doen. Laat je leveranciers weten dat je e-facturen wilt ontvangen of nog sterker; geef in je inkoopvoorwaarden aan dat je vanaf een bepaalde datum alleen nog maar e-facturen accepteert.

De overheid heeft dezelfde strategie. Een andere manier (die je vaak bij brancheorganisaties ziet) is het actief benaderen van je 20% grootste leveranciers en daar e-facturatie af te dwingen. Maar daar houdt het niet op, je wilt uiteindelijk natuurlijk alle facturen op de meest efficiënte manier verwerken. Maak voor jouw organisatie een tijdlijn om ook de overige leveranciers aan de e-factuur te krijgen. En geef je leveranciers een duidelijke incentive bij het aanleveren van een e-factuur: bijvoorbeeld een veel snellere betalingstermijn van de factuur.