Het nieuwe normaal van de kostenvergoeding?

Als gevolg van de coronacrisis is er veel veranderd in de maatschappij. De definitie van normaal is anders geworden. Voor veel zaken zal dit hopelijk tijdelijk zijn, maar wellicht zullen er ook dingen blijvend veranderen. Zo kan het zijn dat er in de toekomst meer thuisgewerkt zal worden dan voorheen.

In juni 2020 is een goedkeuring gegeven dat werkgevers de vaste (reis)kostenvergoeding van hun werknemers mochten blijven doorbetalen, uitgaande van de omstandigheden zoals die golden vóór de eerste lockdown. Hiermee werd voorkomen dat er een administratieve lastenverzwaring ontstond die een wijziging van de vaste kostenvergoeding teweegbrengt. Thuiswerkdagen, die tot 12 maart 2020 onder de normale reisdagen vielen, mochten blijven meetellen voor het reispatroon en ook andere vaste kostenvergoedingen mochten ongewijzigd worden voortgezet.

Nu thuiswerken steeds meer ingeburgerd raakt en norm is geworden, is de eerdere goedkeuring ingetrokken. In eerste instantie zou deze wijziging ingaan op 1 januari 2021, maar dit is uitgesteld tot 1 april 2021. Dit heeft tot gevolg dat werkgevers de vaste kostenvergoedingen per 1 april opnieuw moeten vaststellen. Voor de vaste kostenvergoedingen kan dit betekenen dat de werkgever bepaalde delen niet meer op vaste basis onbelast kan vergoeden. Vergoeding van deze kosten op declaratiebasis is uiteraard nog wel mogelijk als de kosten daadwerkelijk werk gerelateerd zijn en een zakelijk karakter hebben.

Werkgevers mogen vanaf 1 april 2021 de vaste reiskostenvergoeding niet meer onbelast uitbetalen aan werknemers die thuiswerken. Dit betekent dat het reispatroon opnieuw in kaart moet worden gebracht. Daarbij geldt dat een vaste reiskostenvergoeding alleen onbelast kan worden vergoed als in een kalenderjaar 36 weken (128 dagen) naar de vaste werkplek wordt gereisd. Ingeval van een parttime dienstverband moeten deze cijfers naar verhouding worden herrekend. Voor werknemers die vooral thuiswerken heeft dit dus tot gevolg dat zij een forse onbelaste vergoeding zullen moeten gaan inleveren.

Komt er in plaats daarvan een thuiswerkvergoeding? Thuiswerken kost immers ook geld, denk alleen al aan koffie/thee en extra energiekosten. Het is aan de coulance van de werkgever hoe daar mee wordt omgegaan. Als mensen in de toekomst meer dagen blijven thuiswerken wordt dit ongetwijfeld een onderwerp van gesprek tussen werkgever en werknemer. Het nieuwe normaal van de kostenvergoeding zou zomaar de afspraak kunnen worden van een reiskostenvergoeding voor de dagen op kantoor én een thuiswerkvergoeding voor de andere dagen.