Sturen kun je alleen als je vooruit kijkt

Je zit achter het stuur en kijkt op je dashboard. De kilometerteller tikt de afgelegde meters weg. Het navigatiesysteem vertelt of je op de juiste koers bent. Het dashboard brengt overzicht. Met deze gegevens kun je vooruitkijken. Dat zou je ook voor je onder­neming willen hebben.

U hebt in uw onderneming de beschik­king over veel ongestructureerde data: de omzet, voorraden, gereden kilo­meters, etc. Een business-intelligence dashboard maakt deze data inzichtelijk. In één oogopslag ziet u hoe uw onder­neming ervoor staat. En dat niet alleen: u kunt ook vooruitkijken! Op basis van de historie en reeds ingeboekte orders kunt u bijvoorbeeld een prognose zien van de resultaten in de nabije of verdere toekomst. Of denk aan een prognose van de cashflow of van andere KPI’s die voor uw organisatie van belang zijn. Ook die kan een dashboard inzichtelijk maken. Het dashboard geeft antwoord op de cruciale vraag: realiseer je de gestelde doelen of moet je bijsturen?

Partner consultant van Lansigt Gerard Adriaanse is groot fan van de mogelijk­heden van een business-intelligence dashboard. “Ondernemingen bezitten heel veel data, maar benutten die vaak niet. Ze weten niet dat ze die data hebben, hoe waardevol deze zijn, of ze kunnen ze niet ontsluiten. Wij kunnen dat wel!”

Dashboard bouwen
Gerard legt uit dat er drie fasen zijn waar je doorheen moet om tot een goed dashboard te komen: behoeften bepalen, data verzamelen en structureren en visualisatie. “De eerste vraag is welke informatie een onder­nemer nodig heeft om zijn onderneming beter te kunnen sturen,” legt Gerard uit. “Dat is altijd maatwerk. De strategie, het businessmodel, de omvang en de complexiteit van de onderneming zijn bepalend. Het kan gaan om het verkrijgen van basaal financieel inzicht, maar ook om complexe combinaties van financiële, operationele en externe data, die moeten leiden tot inzicht in de marge.”

Vaak hebben ondernemers zelf al een Excel met wat gegevens, maar Gerard benadrukt dat ‘dat Excelletje even mooi namaken’ de mogelijkheden van een dashboard te kort doet. “Er is nog veel meer winst te boeken door na te denken wat je zou willen hebben in plaats van wat je hebt.”

De tweede fase draait om de data. Welke data zijn beschikbaar en welke zijn nog te verkrijgen? “In deze fase bepalen we welke gegevens nodig zijn om de gewenste stuurinformatie te realiseren en hoe we die het best kunnen structureren. Dit structureren is het moeilijkste onderdeel, daarvoor heb je specialisten nodig zoals wij in ons team hebben. Een dashboard moet rapporteren en informatie overzichtelijk presenteren. Soms moeten honderden tabellen uit meerdere bronnen worden samengevat in enkele overzichtelijke visuals, de derde fase.”

Kortom, in een dashboard integreer je data uit meerdere systemen om real-time één totaaloverzicht te krijgen. Het levert tijdwinst en optimale inzet van middelen op. U kunt kijken naar de toekomst in plaats van naar het verleden. Gerard: “Het dashboard geeft informatie om te sturen en sturen kun je alleen als je vooruitkijkt.”

Ervaringen

Erik Biesheuvel,
CFO Danser Group
Ons dashboard vervangt ons vorige managementinformatiesysteem. Hiervoor gebruikten we statische rapportages. Het kostte veel tijd om de informatie uit ons systeem te halen, te analyseren en te interpreteren. Dankzij het dashboard pakken we er direct betrouwbare informatie bij.
Door de visuele presentatie vallen veranderingen bovendien gelijk op. Missen we de order van een vaste klant, dan kunnen we direct actie ondernemen.

Ron Rombout,
CFO De Wit Transport
Met ons dashboard hebben we drie databases gekoppeld: twee transportmanagementsystemen en de urenadministratie. We kunnen daardoor sneller beslissingen nemen. We hebben inzicht in de kosten en opbrengsten van ons transport tot op het detail van elke pallet, dus we weten precies waar onze marges liggen. Hiervoor zochten we alles bij elkaar in Excel, nu drukken we op ‘refresh' en de informatie die we nodig hebben, verschijnt voor ons neus.

Uw onderneming bevindt zich midden in de coronastorm. Hoewel de situatie spannend is, houdt u het overzicht. U kijkt op uw dashboard en weet precies hoe de vitale delen van uw onderneming ervoor staan. Soms kleurt het dashboard even oranje, maar u kunt direct anticiperen. Dat geeft vertrouwen.