Thuiswerken en kostenvergoedingen

De wereld blijft veranderen. Dat is iets dat altijd al zo is geweest, maar dat sinds maart 2020 wel heel erg duidelijk zichtbaar is. Eén van de veranderingen is dat veel mensen sindsdien thuis werken. Even leek het er op dat we weer met z’n allen naar kantoor konden, maar inmiddels is toch het dringende overheidsadvies om zo veel mogelijk thuis te werken.

Reiskostenvergoeding

Door het vele thuiswerken ontbreekt het aan reistijd en daarmee ook aan reiskosten. Daar staat tegenover dat er thuis meer kosten worden gemaakt voor energie, koffie, thee en dergelijke. Voor 2020 en 2021 was er een goedkeuring gegeven dat de reiskostenvergoeding bij thuiswerken onbelast mocht worden doorbetaald. Voorwaarde daarbij was dat het reispatroon al bestond voor maart 2020. Deze praktische oplossing eindigt echter op 31 december 2021.

Vanaf 1 januari 2022 kan de reiskostenvergoeding alleen nog onbelast worden doorbetaald voor reisdagen. Werkgever en werknemer kunnen er voor kiezen om dit op declaratiebasis vast te leggen. Er moet dan per werkdag worden bijgehouden of er gereisd of thuisgewerkt wordt. Het geven van een vaste vergoeding blijft ook nog steeds mogelijk. Belangrijke nieuwe voorwaarde daarbij is wel dat werkgever en werknemer vooraf schriftelijk vastleggen wat het structurele reispatroon wordt.

Thuiswerkvergoeding

Voor de dagen dat thuis wordt gewerkt mag een thuiswerkvergoeding worden betaald van € 2 per thuiswerkdag. Deze vergoeding is onbelast en vrijgesteld voor de werkkostenregeling. Als er op een werkdag zowel gereisd als thuisgewerkt wordt moet er een keuze worden gemaakt tussen de beide vergoedingen.

Indexeren?

Nog even terug naar de reiskostenvergoeding. Het bedrag van de onbelaste vergoeding staat al sinds 2006 op € 0,19 per kilometer. Als de vergoeding zou zijn meegegroeid met de inflatie zou het bedrag nu op € 0,24 staan. Bij de huidige brandstofprijzen is ook dat bedrag over het algemeen nog altijd te laag om de werkelijke kosten te dekken. Voor werkgeversorganisatie AWVN en de vereniging zakelijke rijders is het dan ook hoog tijd om ten minste de vergoeding te indexeren.

Bij het ministerie van Financiën zitten ze daar echter niet op te wachten. Het verzoek wordt weggewuifd met de redenering dat het werkgevers vrij staat om meer te vergoeden dan € 0,19 en dat ze hiervoor ook de vrije ruimte van de werkkostenregeling kunnen gebruiken. Vermoedelijk is hier het laatste woord nog niet over gezegd.

De wereld blijft veranderen. Zo ook de wereld van de onbelaste kostenvergoedingen. En dat geeft hoop dat de huidige onbelaste kilometervergoeding ook nog eens wordt aangepast.

We houden de wet- en regelgeving voor u in de gaten, zodat ons advies en begeleiding altijd gebaseerd zijn op de meest actuele informatie.