Aandacht voor medewerkers vs privacy

28 januari is de jaarlijkse Europese dag van de privacy (dataprotectiedag). Een goed moment om eens stil te staan bij wat privacy en de AVG betekenen voor een werkgever. Eerder schreef ik het artikel ‘Uw beste (gratis) investering: medewerkers’. Juist in deze rare tijden van corona, wilt u aandacht voor uw medewerkers hebben en contact met hen onderhouden. Weten wat er speelt bij uw medewerker, maakt dat u rekening met hem of haar kunt houden. Maar, mag u persoonlijke vragen stellen? Zo ja, welke vragen en wat mag niet?

Vragen stellen, gewoon doen

U kunt gerust vragen aan een medewerker wat hem of haar op en buiten het werk bezig houdt. Veel medewerkers waarderen het als u bijvoorbeeld luistert naar hoe zij hun oppasproblemen hebben opgelost of hun kinderen lesgeven. U kunt er bijvoorbeeld ook achter komen dat de thuiswerkplek van de medewerker toch niet helemaal goed is ingericht en hierop actie ondernemen. Uitwisselen van ideeën hoe om te gaan met de lockdown en hoe (mentaal) fit te blijven, is heel nuttig. Wees niet bang om persoonlijke vragen te stellen. Doe het op een nette manier en blijf binnen de comfortzone van de medewerker.

Niet vastleggen

De medewerker kan over privézaken niet tot antwoorden worden verplicht en uiteraard mag u geen druk uitoefenen. Op grond van de AVG is het meestal niet toegestaan verkregen informatie vast te leggen. Medische informatie bijvoorbeeld, is voorbehouden aan de bedrijfsarts. Wanneer een zieke medewerker er voor kiest om de ins en outs met u te delen, dient u hier vertrouwelijk mee om te gaan. Persoonsgegevens mogen niet verwerkt worden zonder redelijke grond of toestemming. U legt informatie dus niet vast en gebruikt deze op een later moment ook niet tegen de medewerker. Dat klinkt wellicht heel logisch maar helaas bewijst de praktijk dat het soms ook anders loopt.

Corona

Ter informatie en ter bescherming willen sommige werkgevers een lijstje bijhouden van wie wel of niet besmet is geweest met corona. Dat mag niet. Zo nu en dan een (snel)test afnemen? Mag niet zondermeer. Temperatuur opnemen voordat toegang tot de werkplek wordt verschaft, mag ook niet altijd. Er zijn maatregelen binnen een organisatie denkbaar die raken aan de privacy van medewerkers en toch genomen mogen worden, mits er aan voorwaarden wordt voldaan. Lees hier meer:

Lees meer over dit onderwerp op de website van Autoriteit Persoonsgegevens.

Investeer (gratis) in medewerkers

Nu u weet wat er niet mag en wat wel, is het zaak om de connectie met de medewerker aan te gaan. Hoe, dat leest u hier. Wees vooral niet bang om uw medewerker beter te leren kennen. Op gewone vragen kunt u gewone reacties verwachten. Heeft u toch nog een vraag over privacy of over een ander HR onderwerp? Neem contact op met HR Adviseur Matthijs van Putten.